În relațiile de muncă, angajatorul are nu doar dreptul de a stabili regulile interne și de a organiza activitatea, ci și o serie de obligații legale stricte privind evidența și gestionarea documentelor de personal. Una dintre cele mai importante este întocmirea și păstrarea dosarului personal al fiecărui salariat.
Potrivit legislației în vigoare, fiecare angajator trebuie să întocmească un dosar personal pentru fiecare persoană încadrată cu contract individual de muncă. Acesta trebuie păstrat în bune condiții la sediul angajatorului sau la sediul secundar, dacă acolo se desfășoară activitatea de angajare, și prezentat inspectorilor de muncă la solicitarea acestora.
Conținutul dosarului personal
Dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:
- actele necesare angajării;
- contractul individual de muncă și actele adiționale;
- documentele referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului de muncă;
- acte de studii și certificate de calificare profesională;
- orice alte documente care atestă legalitatea și corectitudinea înscrierilor în Registrul general de evidență a salariaților.
În situația în care părțile utilizează semnătura electronică avansată sau calificată pentru semnarea contractelor și a actelor adiționale, dosarul personal poate fi întocmit și păstrat în format electronic, cu respectarea regulilor privind arhivarea digitală și protecția datelor cu caracter personal.
Drepturile salariatului
Salariatul are dreptul de a solicita, în scris, copii ale documentelor existente în dosarul personal, iar angajatorul este obligat să le elibereze în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Documentele se eliberează în copie certificată pentru conformitate cu originalul.
La încetarea activității, angajatorul este obligat să elibereze salariatului o adeverință care să ateste activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din Registrul general de evidență a salariaților.
Concluzie
Respectarea obligațiilor privind întocmirea și păstrarea dosarului personal al salariatului este esențială pentru asigurarea conformității legale a angajatorului și protejarea drepturilor lucrătorilor. Lipsa acestor documente, întârzierea în eliberarea lor sau neîndeplinirea corespunzătoare a acestor obligații pot atrage răspunderea contravențională și prejudicii atât pentru angajator, cât și pentru salariat.
Pentru a evita eventuale sancțiuni și pentru a vă asigura că procedurile interne respectă cerințele legale, este recomandat să apelați la un avocat specializat în dreptul muncii, care vă poate oferi consultanță adaptată particularităților activității dumneavoastră.
RO 
EN